#L'accesso al tuo account
Ogni persona entra nella console con la sua email e la sua password, su connessioni cifrate. Quando cambi la password dal tuo Profilo, gli altri dispositivi vengono scollegati.
#Buone abitudini
- Chiedi a ogni nuovo collega di cambiare la password al primo accesso.
- Su un computer condiviso spegni Ricordami l'accesso quando entri.
- Se la console ti scollega perché il tuo utente è entrato da un altro dispositivo, e non eri tu, cambia subito la password.
#Chi vede cosa: ruoli e permessi
Nel Team ogni collega vede solo i workspace e gli agenti che gli assegni, e fa solo ciò che i suoi permessi consentono.
- Il proprietario dell'account ha sempre tutti i permessi.
- Sospendi subito chi non lavora più con te: perde l'accesso anche se è collegato. I suoi dati restano.
Vedi Team, ruoli e permessi.
#I dati che trattiamo per tuo conto
Per far funzionare agenti e canali, SupportFast conserva e tratta per tuo conto questi dati dei tuoi clienti e della tua attività:
| Dati | Esempi |
|---|---|
| Conversazioni | Messaggi, allegati, note interne, cartelle ed etichette. |
| Contatti | Nome, email, telefono, lingua, variabili, liste, storico delle modifiche. |
| Chiamate | Registrazione, se è attiva; trascrizione, riepilogo, esito e dati estratti. |
| Base di conoscenza | Pagine del sito, documenti, testi e FAQ che usi per l'allenamento. |
| Automazioni e campagne | I dati che passano nelle esecuzioni e negli invii. |
#Chi è responsabile di cosa
Per i dati dei tuoi clienti la tua azienda è titolare del trattamento: decide perché e come usarli. SupportFast li tratta per tuo conto, come responsabile del trattamento, secondo l'accordo sul trattamento dei dati (DPA), l'Allegato A dei Termini di servizio (Condizioni Generali di Servizio).
Tocca quindi a te informare i tuoi clienti con la tua informativa privacy, e rispondere alle loro richieste sui dati.
I dati del tuo account sono un'altra cosa: nome ed email degli utenti, piano e dati di fatturazione. Per questi dati il titolare è SupportFast e vale la Privacy Policy.
#I fornitori che trattano i dati
Ci aiutano fornitori scelti da noi e legati da contratti previsti dal GDPR: hosting, archiviazione, modelli di intelligenza artificiale, voce, pagamenti. Chi sono, dove hanno sede e dove tengono i dati è nell'elenco dei Sub-responsabili.
Non usiamo i tuoi dati, né quelli dei tuoi clienti, per addestrare modelli di intelligenza artificiale. Se colleghi una tua chiave OpenAI, i messaggi passano dal tuo account OpenAI e valgono le condizioni che hai con OpenAI: vedi Dati verso altri servizi.
#Il consenso dei tuoi clienti
#Nella chat del sito
Se in Profilo AgenteGenerali inserisci il link della tua Privacy Policy, la chat si apre con la schermata «Privacy Policy» e il pulsante Acconsento. Finché il cliente non lo preme, non può scrivere. Senza link, la chat non chiede nessun consenso. Vedi Profilo Agente: Generali e Il consenso alla privacy.
Di' ai clienti che risponde un'intelligenza artificiale. Nella chat scrivilo nel Messaggio di Benvenuto, per esempio «Ciao, sono l'assistente virtuale di Officina Rossi. Come posso aiutarti?».
#Al telefono
Il saluto che l'agente vocale ha alla creazione avvisa che risponde un'intelligenza artificiale e che la chiamata può essere registrata. Se lo cambi, o aggiungi altri messaggi di benvenuto, tieni i due avvisi. Con Cliente in Chi parla per primo? l'agente non dice nessun saluto, e quindi nemmeno gli avvisi. Per darli a ogni chiamata, lascia Agente AI. Con Registrazione con consenso acceso, se durante la chiamata il cliente nega il consenso, l'audio della chiamata non viene conservato in SupportFast, nemmeno la parte registrata prima del rifiuto; restano la trascrizione e il riepilogo. Vedi Registrazione e consenso.
#Nelle campagne e nella rubrica
Come registrare nella rubrica il consenso per messaggi e chiamate promozionali, e come fermare chi non vuole più essere contattato, è in Consenso e regole e Blocco dei contatti.
#Conservare ed eliminare i dati
Quando dei dati non ti servono più, esporta ciò che vuoi tenere e poi eliminali dalla console. Ciò che elimini sparisce dalla console. Per sapere quanto a lungo i dati restano nei nostri sistemi, o per una richiesta prevista dal GDPR, scrivi a info@supportfast.ai: vedi Se un tuo cliente chiede i suoi dati.
| Cosa elimini | Come | Cosa resta nella console |
|---|---|---|
| Una conversazione | Nella conversazione, Opzioni della chatElimina chat. Per più conversazioni usa Selezione multipla. | Il contatto resta in rubrica. |
| Una chiamata | Nel dettaglio della chiamata, Elimina chiamata. | Il contatto resta in rubrica. |
| Un contatto | Nella scheda, Altre azioniElimina contatto. | Le sue conversazioni e chiamate restano. |
| Un agente | Dalle impostazioni dell'agente o dal suo menu, con la conferma «Elimina Definitivamente». | Le sue conversazioni, o le sue chiamate, spariscono con lui. I contatti restano. |
| Un workspace | Dal menu del workspace o dalle sue Impostazioni. Vedi Impostazioni del workspace. | Nulla: tutto ciò che contiene sparisce. |
| L'account | Dal Profilo, solo il proprietario, dopo aver eliminato gli agenti e disdetto il piano a pagamento. | Nulla: si chiude tutto, per te e per il team. |
#Se un tuo cliente chiede i suoi dati
Cercalo in Contatti: dalla sua scheda vedi i suoi dati e tutta la sua attività. Per dargli una copia esporta i dati in un file, come spiegato in Esportare contatti ed Esportare ed eliminare. Per toglierli dalla console elimina le sue conversazioni e chiamate, poi il contatto: spariscono dalla console. Controlla anche ciò che hai mandato ad altri servizi.
Se il cliente chiede la cancellazione dei suoi dati, o un'altra richiesta prevista dal GDPR, scrivi anche a info@supportfast.ai indicando il contatto e la richiesta: ti diciamo come procedere per i dati che restano nei nostri sistemi.
#Dati verso altri servizi
- La tua chiave OpenAI. Se la colleghi, l'AI lavora tramite il tuo account OpenAI. Vedi Chiave OpenAI.
- Webhook e chiamate API. Mandano i dati che scegli ai servizi che indichi. Vedi Chiamare un'API esterna.
- Le email di fine chiamata. Destinatari e contenuto, per esempio il riepilogo o il link alla registrazione, li scegli tu. Vedi Post Chiamata: dati, email, webhook.
#Documenti legali e contatti
Oltre alla Privacy Policy, al DPA e ai Sub-responsabili citati sopra, valgono i Termini di servizio. Per domande sulla privacy, o per esercitare i tuoi diritti, scrivi a info@supportfast.ai.