Questa pagina segue la strada più comune: un agente in entrata, che risponde al tuo numero. Per un agente che chiama i clienti vedi Chiamate in uscita.
Prima di iniziare
- Le informazioni sulla tua attività (basta anche il sito), un microfono per la prova e un piano con le chiamate: vedi Piani, quote e consumi.
#1. Crea l'agente
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Apri la creazione
Nel workspace premi Crea elemento nella barra in alto. Nella finestra «Cosa vuoi creare?», sulla scheda Agente Vocale, premi Crea agente: si apre una seconda finestra, «Nuovo Agente Vocale».
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Dai un nome e scegli la funzione
In Nome dell'Agente scrivi un nome per riconoscerlo, per esempio «Centralino Officina». In «Funzione dell'Agente» lascia selezionato Inbound (In Entrata), «Risponde alle chiamate dei clienti».
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Crea e parti dal profilo
In fondo alla finestra «Nuovo Agente Vocale» premi Crea Agente: è il pulsante della seconda finestra, non quello del passo 1. Nella finestra che si apre, sulla scheda Profilo agente premi Configura il profilo.
Cosa è già pronto. La lingua dell'agente è la prima lingua del workspace, la voce è «Giulia» e il saluto iniziale è già scritto. Se lo cambi, leggi prima Registrazione e consenso.
Tutti i dettagli della creazione: Creare l'agente vocale.
#2. Scegli voce, lingua e saluto
La configurazione ha quattro passi: «Generali», «Prompt e Istruzioni», «In Chiamata» e «Post Chiamata». In fondo alla pagina Prossimo step salva e passa al passo successivo. Sei nel passo «Generali».
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Controlla la lingua
Nel riquadro «Identità» controlla Lingua Principale. Se ti chiamano anche clienti stranieri, accendi Conversazione multilingua: l'agente prosegue nella lingua di chi chiama.
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Scegli la voce
Premi la riga Voce dell'Agente, scegli una voce e premi Salva voce. La scelta della voce è disponibile nei piani che la comprendono (vedi Piani, quote e consumi); negli altri l'agente usa Giulia.
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Personalizza il saluto
Nel riquadro «Messaggio di Saluto Iniziale» adatta il «Messaggio predefinito», per esempio: «Buongiorno, Officina Rossi. Sono l'assistente virtuale e la chiamata può essere registrata per qualità. Come posso aiutarla?»
Registrazione, saluti diversi per orario, durata massima e tempo di squillo: Generali: identità, voce e saluto e Generali: comportamento e avanzate.
#3. Fai scrivere le istruzioni all'AI
Le istruzioni, o prompt, dicono all'agente chi è, cosa sa della tua attività e come comportarsi al telefono. La generazione guidata le scrive per te a partire da poche risposte.
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Scegli la generazione guidata
In «Come vuoi creare il prompt» scegli Generazione Guidata. Se vuoi, incolla l'indirizzo del sito e premi Analizza: il campo dell'azienda si compila da solo.
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Descrivi l'azienda
In Nome Azienda e Descrizione (obbligatorio) racconta chi siete, cosa offrite, gli orari, l'indirizzo e le regole principali. Per esempio: «Officina Rossi, officina meccanica a Milano in via Roma 1. Tagliandi, revisioni, gomme. Aperti dal lunedì al venerdì, 8-12 e 14-18.»
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Ruolo, compiti e divieti
Compila Ruolo dell'Agente, per esempio «Sei Giulia, la segreteria dell'Officina Rossi.». In Cosa deve fare e Cosa non deve fare scrivi una voce per riga.
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Genera
Premi Genera Prompt. Alla fine compare «Prompt generato e salvato».
Tutto quello che deve sapere, scrivilo qui. L'agente vocale risponde con quello che trova nelle istruzioni: se manca un servizio o un orario festivo, aggiungilo alla descrizione e genera di nuovo.
Come si scrive un buon prompt per la voce, con esempi: Prompt e Istruzioni.
#4. Chiamalo dal browser
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Avvia la prova
Nella barra in alto dell'agente premi Test Chiamata, scegli Chiamata Web e premi Avvia chiamata. Consenti l'uso del microfono quando il browser lo chiede.
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Parla come un cliente
Chiedi gli orari, un servizio, un caso particolare. Ascolta la voce, il ritmo e se le risposte sono giuste. Poi premi Termina chiamata.
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Riascolta
Apri Agente vocaleChiamate e filtra il canale «Web Chat Vocali»: è il canale delle chiamate fatte con Chiamata Web. Lì trovi la registrazione, la trascrizione e il riepilogo della prova.
La prova dal browser è una chiamata vera. Consuma i minuti del piano e, finché dura, occupa una delle chiamate in contemporanea dell'account. Non entra invece nei numeri della Dashboard dell'agente.
Alcune funzioni, come il trasferimento a un collega, si provano solo con una telefonata vera. Cosa si prova e come: Provare l'agente.
#5. Collega un numero
Per le telefonate vere l'agente ha bisogno di un suo numero. Le strade sono due: un numero della piattaforma, che compri dalla console (nell'elenco dei numeri il suo tipo è «Comprato»), oppure una linea SIP dal tuo centralino. Numeri della piattaforma e linee SIP sono disponibili nei piani che li comprendono: vedi Piani, quote e consumi.
Se vuoi che i clienti continuino a chiamare il numero che usano già, aggiungi la deviazione: la imposti presso la tua compagnia telefonica e gira le chiamate dal tuo numero a quello dell'agente. La deviazione non sostituisce il numero dell'agente: serve comunque un numero della piattaforma o una linea SIP verso cui deviare. Quale strada scegliere: Collegare il telefono: le strade. Qui sotto la strada più rapida, il numero della piattaforma.
#Compra il numero e assegnalo
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Compra il numero
Vai in AccountTelefonia, premi Aggiungi numero, scegli Compra un numero e segui la finestra. Per l'Italia, «Solo chiamate in entrata» non chiede documenti ed è pronto subito, se ci sono numeri disponibili.
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Assegnalo all'agente
Torna all'agente e premi Assegna numero nella barra in alto. Si apre «Gestisci numeri»: in «Aggiungi numero in entrata» scegli il numero e premi Aggiungi, poi Chiudi. Il numero compare nella barra dell'agente. Dalla stessa finestra puoi dargli altri numeri: risponde su tutti.
Paesi, numeri intestati e documenti: Acquistare un numero.
#6. Fai la prima telefonata vera
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Prendi il numero
Premi Test Chiamata e scegli Chiamata Telefonica: inquadra il QR con il telefono, oppure premi Copia numero.
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Chiama dal tuo cellulare
Chiama il numero da un cellulare, come farebbe un cliente: vedi Provare l'agente.
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Controlla il risultato
Apri Agente vocaleChiamate: c'è la telefonata con audio, trascrizione e risultato. Se hai parlato con l'agente è una chiamata riuscita.
#7. Passa le chiamate a un collega e ricevi il riepilogo
Due funzioni che quasi tutti attivano subito, nei passi «In Chiamata» e «Post Chiamata» del profilo dell'agente.
- Il trasferimento. Nel passo «In Chiamata» accendi Attiva il trasferimento, premi Aggiungi destinazione e scrivi chi riceve la chiamata, il suo numero e quando passare la linea. Poi Salva modifiche. Tutti i dettagli: In Chiamata: trasferimento.
- L'email di riepilogo. Nel passo «Post Chiamata» accendi Attiva le notifiche email, scrivi i Destinatari Email, l'oggetto e il contenuto, poi Salva modifiche. L'email parte solo per le chiamate riuscite. Tutti i dettagli: Post Chiamata: dati, email, webhook.
Non usare come destinazione del trasferimento il numero che hai deviato. Se il tuo numero gira le chiamate all'agente, la chiamata trasferita tornerebbe all'agente invece di arrivare al collega. Non usare nemmeno i numeri dei tuoi agenti, che la console non accetta, né il telefono da cui stai chiamando per la prova, che risulterebbe occupato.
Per fissare appuntamenti durante la chiamata su Cal.com, Calendly o Google Calendar: In Chiamata: appuntamenti.
Risultato
Hai un agente vocale che risponde alle chiamate a qualsiasi ora, con la voce che hai scelto e le tue informazioni. Ogni telefonata resta in Chiamate con audio, trascrizione, risultato e riepilogo.
Prima di dare il numero ai clienti, fai i controlli di Prima di andare online. Come si contano i minuti: Come si contano i consumi.
#Se qualcosa non va
Parti da Problemi con l'agente vocale e le chiamate o da Problemi con numeri, deviazione e SIP.
#Domande frequenti
Cosa succede se metto l'agente in pausa?
Le chiamate in arrivo vengono rifiutate; la prova dal browser funziona lo stesso. Vedi Attivo, in pausa, pausa forzata.
Un cliente non vuole essere registrato: cosa posso fare?
Accendi Registrazione con consenso nel passo «Generali». Se durante la chiamata il cliente nega il consenso, l'audio della chiamata non viene conservato in SupportFast, nemmeno la parte registrata prima del rifiuto; restano la trascrizione e il riepilogo. Vedi Registrazione e consenso.