Apri Profilo AgenteModifica Profilo: sei nel passo Generali. Questa pagina spiega i riquadri «Comportamento e Parametri Chiamata» e «Avanzate». Le modifiche si salvano con Salva modifiche nella barra in basso.
#Comportamento e Parametri Chiamata
- Durata max chiamata Cursore · da 2 a 30 minuti
«Chiamata interrotta dopo il tempo limite». Allo scadere la chiamata si chiude con il motivo «Durata massima raggiunta».
- Tempo max silenzio utente Cursore · da 3 a 60 secondi
«Tempo massimo di inattività nella chiamata». Se il cliente non parla per questo tempo, la chiamata si chiude con il motivo «Silenzio prolungato». Alzalo se i tuoi clienti hanno bisogno di tempo, per esempio per cercare un documento.
- Tempo di squillo Cursore · da 5 a 75 secondi · solo in uscita
«Chiude se l'utente non risponde entro il limite.» Se nessuno risponde, la chiamata finisce con il motivo «Nessuna risposta» e risulta «Non riuscita».
- Interruzioni utente Sì / No
«L'utente può interrompere l'Agente.» Acceso, quando il cliente parla l'agente si ferma e ascolta. Vale dal secondo messaggio in poi: per il saluto c'è l'interruttore «Impedisci l'interruzione del saluto iniziale».
- Sensibilità alle interruzioni Cursore · Bassa / Media / Alta
«Con sensibilità alta l'agente reagisce più facilmente alle interruzioni, ma anche al rumore.» Se l'agente si ferma per i rumori dell'ambiente, abbassala prima di spegnere le interruzioni. Si regola solo con Interruzioni utente acceso.
- Chiusura automatica chiamata Sì / No
«Permette all'agente di chiudere la chiamata quando lo ritiene opportuno.» L'agente riaggancia, per esempio dopo aver salutato il cliente. Il motivo di chiusura è «Chiusa dall'agente». Spento, la chiamata finisce quando riattacca il cliente o quando scatta un limite di tempo.
- Rilevamento segreteria telefonica Sì / No · solo in uscita
Riconosce quando risponde una segreteria: la chiamata si chiude con il motivo «Segreteria telefonica» e risulta «Non riuscita». L'agente riaggancia senza lasciare un messaggio a parte. Succede lo stesso se chi risponde non dice niente dal momento della risposta fino a 5 secondi dopo la fine del saluto.
Così anche una persona vera che resta in silenzio per tutto il saluto, e 5 secondi dopo, viene presa per una segreteria e la chiamata si chiude. Basta una parola, anche solo «pronto», perché la chiamata prosegua.
- Invio toni DTMF (Tastierino) Sì / No
L'agente può premere i tasti del telefono, da 0 a 9, l'asterisco e il cancelletto, anche in sequenza. Serve quando un agente in uscita trova un menu automatico come «premi 1 per l'amministrazione»: scrivi nel prompt quale tasto premere. Nella chiamata compare l'etichetta «Tasti premuti».
Cosa comprendono le funzioni del piano. «Taratura della voce» comprende la scelta della voce, il Tempo max silenzio utente, le Interruzioni utente e la Sensibilità alle interruzioni: senza, valgono i valori predefiniti. «Voce realistica» comprende i toni DTMF, il suono ambientale e la possibilità di rendere interrompibile il saluto. Vedi Piani, quote e consumi.
Cambia un valore alla volta. Dopo ogni modifica fai una prova e ascolta la chiamata: così capisci quale impostazione ha fatto la differenza.
#Avanzate
Il riquadro è chiuso: aprilo con la freccia Apri le impostazioni avanzate.
#Termini Tecnici e Nomi Propri
Aiuta l'agente a capire nomi di prodotti, vie, persone e termini difficili. Scrivi un termine nel campo e premi Invio: diventa un'etichetta, che togli con la sua X. Puoi aggiungere fino a 100 termini, entro un totale di 500 token: un token vale circa 4 caratteri. I contatori sopra il campo, a destra, dicono quanti termini e quanti token hai usato.
Frasi intere, come «il cliente potrebbe chiedere del tagliando della Panda».
Parole o nomi brevi che l'agente sbaglia: il nome dell'azienda, i prodotti, le vie, i cognomi dei colleghi. Per esempio «Officina Rossi», «tagliando», «via Garibaldi».
#Elaborazione Precisa delle Informazioni
Qui dici per quali informazioni, come email, indirizzi o numeri, l'agente deve fare più attenzione e farsi confermare la grafia lettera per lettera. Ogni riga ha due campi: in Trigger / Campo il nome dell'informazione, per esempio targa; in Formato di esempio com'è fatta. Aggiungi una riga con Aggiungi informazione, al massimo 10.
| Trigger / Campo | Formato di esempio |
|---|---|
email | mario.rossi@esempio.it |
targa | AB 123 CD |
cognome | R-O-S-S-I |
telefono | +39 02 1234 5678 |
Funziona meglio se anche il prompt dice di ripetere i dati e chiedere conferma: vedi Prompt e Istruzioni.
#Suono Ambientale di Sottofondo
L'interruttore Attiva Sottofondo Audio aggiunge alla chiamata un rumore d'ambiente, per renderla meno artificiale. Acceso, compaiono due regolazioni:
- Tipo di Ambiente: Ufficio, All'aperto, Natura o Ambiente affollato;
- Volume: da Basso ad Alto.
Ripristina rimette i valori di partenza. Tieni il volume basso: il sottofondo non deve coprire la voce. Ascoltalo con una prova prima di lasciarlo acceso.
#Domande frequenti
L'agente chiude la chiamata mentre il cliente sta pensando.
Se il motivo di chiusura è «Silenzio prolungato», alza il Tempo max silenzio utente. Se invece è «Chiusa dall'agente», rileggi nel prompt quando deve salutare e chiudere.
L'agente si ferma per ogni rumore, oppure parla sopra al cliente.
Controlla Interruzioni utente: acceso, l'agente si ferma quando sente parlare; spento, finisce sempre la frase. Se si ferma per i rumori dell'ambiente, porta prima la Sensibilità alle interruzioni a Bassa; spegni le interruzioni solo come ultima scelta. Ascolta qualche registrazione per capire se il problema è il rumore.