Prima di iniziare
- Almeno un numero o una linea SIP: vedi Acquistare un numero e Collegare il centralino (SIP).
#Il riquadro «Numeri di telefono»
In AccountTelefonia il riquadro elenca tutti i numeri dell'account, anche quelli con l'ordine ancora in corso o disattivati. In alto ci sono Aggiungi numero, la ricerca Cerca per numero o assistente e tre filtri: direzione, tipo e stato.
Assistenti e agenti sono la stessa cosa. Nella pagina Telefonia la console chiama gli agenti vocali «assistenti»: la colonna Assistente, il comando Scollega assistenti, la riga Instradamento all'assistente. In questa guida diciamo sempre «agente».
Ogni riga mostra il numero, il tipo («Comprato» o «Linea SIP»), lo stato e il menu delle azioni. Tre colonne vanno spiegate:
- Utilizzo
Cosa sa fare il numero, non a chi è collegato: «In entrata», «In uscita» oppure «In entrata e uscita».
- Assistente
Gli agenti vocali collegati, su due righe: «Inbound» mostra l'agente in entrata, «Outbound» il primo agente in uscita, con «+N» se ce ne sono altri. «Nessuno assegnato» vuol dire che il posto è libero, «non disponibile» che il numero non si usa in quella direzione.
- Azioni
Il menu della riga. Per una linea SIP: Modifica linea SIP, Verifica configurazione, Scollega assistenti, Elimina numero. Per un numero comprato: Scollega assistenti, Disattiva o Rimetti in servizio, Elimina numero; con «Azione richiesta» c'è anche Correggi i documenti.
#Gli stati di un numero
| Stato | Cosa significa | Cosa fare |
|---|---|---|
| Attivo | Il numero è pronto. | Collegalo a un agente. |
| Configurazione · Documenti da completare · In verifica dall'operatore · Azione richiesta · In ritardo · Rigettato · Annullato | Il numero è in preparazione, oppure c'è un ordine presso la compagnia telefonica, che negli stati la console chiama «operatore». | Vedi Dopo l'ordine: stati e tempi. |
| Errore | La configurazione sulla piattaforma non è riuscita. | Per una linea SIP: Verifica configurazione e Riallinea. Altrimenti scrivi all'assistenza. |
| Disattivato | Un numero comprato che hai spento tu con Disattiva. | Rimetti in servizio, se il piano ha un posto libero. Vedi Disattivare e rimettere in servizio. |
| Disattivato · riconsegna il … | Un numero comprato fermato dal piano. Dopo la data non è più tuo. | Prima della data torna a un piano che lo copre, o liberagli un posto e premi Rimetti in servizio. Vedi Numeri fermati dal piano. |
| In pausa | Una linea SIP fermata dal piano. | Vedi Numeri fermati dal piano. |
| In dismissione | Un numero comprato che hai eliminato, o fermato dal piano oltre la data di riconsegna: tra pochi giorni non sarà più tuo. | Niente: le azioni sono spente. |
#Un numero, più agenti
Ogni numero può avere un agente in entrata e, in uscita, uno o più agenti. Lo stesso numero può quindi rispondere con l'agente «Centralino» e chiamare con gli agenti «Richiami» e «Promemoria».
- Un agente in entrata può rispondere su più numeri. Le chiamate verso uno qualsiasi dei suoi numeri arrivano a lui. Ogni numero però ha un solo agente in entrata.
- Un agente in uscita usa un solo numero, che può condividere con altri agenti in uscita. È il numero che vede chi riceve la chiamata. Se il cliente richiama quel numero, risponde l'agente in entrata del numero, se c'è.
- I numeri «Solo chiamate in entrata» e le linee SIP senza chiamate in uscita servono solo in entrata.
#Collegare un numero a un agente
La finestra cambia con la funzione dell'agente: «Gestisci numeri» per un agente in entrata, «Assegna numero» o «Cambia numero» per un agente in uscita. In tutti e due i casi il collegamento vale subito, senza passare da Salva modifiche.
#Agente in entrata: «Gestisci numeri»
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Apri «Gestisci numeri»
Entra nell'agente vocale e premi il numero nella barra in alto, o Assegna numero se non ne ha. Dal passo Generali del Profilo AgenteModifica Profilo ci arrivi con Aggiungi numero.
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Aggiungi il numero
In Aggiungi numero in entrata scegli il numero e premi Aggiungi. Compaiono i numeri che ricevono chiamate, non hanno già un agente in entrata e non sono disattivati, anche quelli con l'ordine ancora in corso. Compare «Numero aggiunto» e il numero passa in «Numeri collegati».
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Aggiungine altri o chiudi
La finestra resta aperta: ripeti il passo per gli altri numeri, poi premi Chiudi.
Risultato
Nella barra in alto vedi il primo numero e, se ce ne sono altri, «+N»; in Telefonia l'agente compare nella riga «Inbound» di ogni suo numero. Chiama uno dei numeri dal tuo cellulare: deve rispondere l'agente.
Se non ci sono numeri liberi leggi «Non ci sono altri numeri liberi in entrata» e al posto di Aggiungi trovi Vai a Telefonia.
#Agente in uscita: «Assegna numero» e «Cambia numero»
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Apri la finestra
Entra nell'agente vocale e premi Assegna numero nella barra in alto. Se l'agente ha già un numero, premi il numero: si apre «Cambia numero». Dal passo Generali ci arrivi con Assegna numero o Cambia numero.
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Scegli il numero
Scegli il numero in Numero in uscita, o in Sostituisci con se ne aveva già uno. Compaiono i numeri non disattivati che possono chiamare, anche quelli già usati da altri agenti in uscita, con la nota «in uso su 1 agente» o «in uso su 2 agenti». Se ne scegli uno, sotto «Numero condiviso con:» vedi gli altri agenti che lo usano.
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Conferma
Premi Assegna, o Sostituisci. Compare «Numero aggiornato».
Sostituendo, il numero vecchio resta agli altri agenti che lo usano: si toglie solo da questo. Se nessun numero può chiamare leggi «Non ci sono numeri che possono chiamare» e trovi Vai a Telefonia. Quali numeri chiamano è in Che numero puoi comprare.
In entrambe le finestre un numero con un ordine in corso si può collegare lo stesso: comincia a funzionare da solo appena è pronto.
#Scollegare o spostare un numero
Per scollegare un numero da un agente apri Profilo AgenteModifica Profilo, passo Generali, premi Scollega sulla scheda del numero e conferma in «Scollega il numero». Per un agente in entrata c'è anche Scollega in «Gestisci numeri».
- Agente in entrata con altri numeri: smette di rispondere solo su quel numero e continua sugli altri.
- Ultimo numero, o agente in uscita: l'agente smette di ricevere, o di fare, chiamate finché non gli assegni un altro numero.
In Telefonia, Scollega assistenti nel menu della riga scollega dal numero l'agente in entrata e tutti gli agenti in uscita.
Per spostare un numero su un altro agente in entrata, scollegalo dal primo e aggiungilo al nuovo in «Gestisci numeri». In uscita non serve spostarlo: lo stesso numero si assegna anche al nuovo agente. Per cambiare numero a un agente in entrata aggiungi il nuovo e scollega il vecchio; a un agente in uscita usa Cambia numero.
#Disattivare e rimettere in servizio
Solo i numeri comprati si disattivano. Con Disattiva il numero smette di rispondere subito e il suo posto nel piano si libera. La riga diventa «Disattivato».
Per riaccenderlo premi Rimetti in servizio: occupa di nuovo un posto, quindi il piano deve averne uno libero. Il numero torna a rispondere con gli stessi agenti, se nel frattempo non li hai scollegati. Le chiamate verso un numero che hai disattivato vengono rifiutate e non compaiono in Chiamate.
Non lasciarlo spento a lungo. Quando disattivi un numero la console avvisa: «Se non lo rimetti in servizio entro 30 giorni viene riconsegnato all'operatore telefonico.» Per non perderlo, rimettilo in servizio entro 30 giorni.
#Eliminare un numero
- Linea SIP: Elimina numero e conferma. Si elimina subito.
- Numero comprato: Elimina numero, scrivi
ELIMINAe premi Elimina definitivamente. Il numero resta 7 giorni «In dismissione», non raggiungibile, poi torna alla compagnia telefonica. - Nei primi 10 giorni dall'acquisto un numero comprato non si elimina: il pulsante è spento.
- Un ordine mai consegnato, per esempio annullato, si elimina subito, senza dismissione.
In ogni caso gli agenti collegati vengono scollegati e lo storico delle chiamate resta. Un numero eliminato non si recupera: per fermarlo per un po' usa Disattiva.
#Numeri fermati dal piano
Se il piano non copre più tutti i numeri, per esempio dopo un cambio di piano o alla fine dell'abbonamento, alcuni si fermano da soli: prima i più recenti. Si riaccendono da soli quando torni a un piano adeguato: vedi La pausa forzata.
- Numero comprato: la riga diventa «Disattivato · riconsegna il …», con la data. Il numero resta tuo per 30 giorni da quando si è fermato.
- Linea SIP: la riga diventa «In pausa». La linea resta tua, perché il numero è della tua compagnia telefonica.
Dopo la data il numero comprato non è più tuo. Se entro la data della riga non torni a un piano che lo copre, e non lo rimetti in servizio, il numero passa 7 giorni «In dismissione». Poi non è più tuo. Non aspettarti un'email di avviso prima della riconsegna: la data da tenere d'occhio è quella nella pagina Telefonia.