Nomi di agenti, liste, template e indirizzi sono di esempio: usa i tuoi. Come si crea un'automazione è spiegato in Creare un'automazione.
| Esempio | Trigger | Funzioni del piano |
|---|---|---|
| A. Conferma WhatsApp e riepilogo dopo la chiamata | Chiamata terminata | — |
| B. Benvenuto e richiamata ai contatti di una lista | Contatto nella Lista | Chiamate in uscita |
| C. Lead da un modulo esterno, nel CRM | Webhook | API e webhook |
| D. Chat classificate con l'AI | Ad ogni messaggio | — |
| E. Promemoria il giorno prima dell'appuntamento | Chiamata terminata | — |
| F. Avviso al team quando il cliente chiede un operatore | Richiesta di Live Chat | — |
#A. Conferma WhatsApp e riepilogo dopo la chiamata
Quando l'agente vocale chiude una telefonata in cui il cliente ha preso appuntamento, il cliente riceve la conferma su WhatsApp. Per ogni chiamata non trasferita, il team riceve un'email con il riepilogo. Le chiamate trasferite a un collega non fanno partire Chiamata terminata: per loro serve una seconda automazione su Chiamata trasferita, come spiegato in Eventi di partenza.
Cosa serve
- Un agente vocale che prende appuntamenti, qui «Centralino»: vedi In Chiamata: appuntamenti.
- L'integrazione WhatsApp attiva e un template approvato con una variabile per la data, per esempio «conferma_appuntamento»: «Le confermiamo l'appuntamento del {{1}}. Per spostarlo risponda a questo messaggio.».
Trigger. Evento Interno › Telefonia › Chiamata terminata, agente «Centralino».
- Condizione «Esito chiamata»
Ramo 1 col nome «Appuntamento» e due condizioni unite da AND:
{{call.appointment.startsAt}}«Esiste»;{{call.customerNumber}}«Esiste». «Altrimenti» resta vuoto. - Nel ramo «Appuntamento»: WhatsApp Template «Conferma»
Destinatario
{{call.customerNumber}}; Template «conferma_appuntamento»; Variabile 1{{call.appointment.startsAt}}. - Sotto la Condizione: Invia Email «Riepilogo al team»
Premi il + sotto il punto in cui i rami si ricongiungono, così l'email parte per ogni chiamata che fa partire l'automazione. Destinatari (A:)
segreteria@esempio.it; oggetto «Chiamata da {{call.customerNumber}}: {{call.resultText}}»; nel corpo{{call.summary}},{{call.duration}}e{{call.recordingUrl}}.
Perché due condizioni. La prima controlla che sia stato preso un appuntamento, la seconda evita l'invio quando il numero del cliente è anonimo. L'email al team parte anche per le chiamate non riuscite, ma non per quelle trasferite.
Prova. Pubblica, chiama l'agente dal tuo cellulare e prendi un appuntamento. Dopo la chiamata ricevi il WhatsApp e la segreteria l'email. Nella Dashboard l'esecuzione è Completata.
#B. Benvenuto e richiamata ai contatti di una lista
Ogni contatto aggiunto alla lista «Lead dal sito» riceve un WhatsApp di benvenuto in orario d'ufficio. Due giorni dopo l'agente vocale lo richiama. Chi risponde finisce nella lista «Richiamati»; per chi non risponde, il commerciale riceve un'email.
Cosa serve
- La lista «Lead dal sito» e la lista «Richiamati»: vedi Liste.
- Un template approvato «benvenuto» con una variabile per il nome, e contatti col nome compilato.
- Un agente vocale in uscita, attivo, con un numero, qui «Commerciale», e la funzione «Chiamate in uscita» del piano.
- Gli orari di apertura del workspace, in Impostazioni del workspace.
Trigger. Evento Interno › Contatti › Contatto nella Lista, lista «Lead dal sito».
- Attendi «Attesa iniziale»
Da adesso; Offset, cioè l'unità di tempo, Minuti; Quantità 10; spunta Solo in orario di apertura.
- WhatsApp Template «Benvenuto»
Destinatario
{{user.phone}}; template «benvenuto»; Variabile 1{{user.firstName}}. - Attendi «Due giorni»
Da adesso; Offset Giorni; Quantità 2; spunta Solo in orario di apertura.
- Effettua Chiamata «Richiamo»
Agente «Commerciale»; Numero da chiamare
{{user.phone}}; 3 tentativi; intervallo 2 Ore. - Condizione «Raggiunto»
Ramo 1 «Risposto»:
{{Richiamo.reached}}con l'operatore È vero. È vero se la chiamata è riuscita. - Nel ramo «Risposto»: Gestione Contatto «Lista Richiamati»
Aggiungi contatto alla lista, Lista di destinazione «Richiamati». Il contatto è già quello dell'evento.
- In «Altrimenti»: Invia Email «Lead non raggiunto»
A:
commerciale@esempio.it; oggetto «Lead non raggiunto: {{user.fullName}}»; nel corpo{{user.phone}}e{{user.email}}.
I minuti delle richiamate. Le richiamate sono chiamate in uscita: la durata vale una volta e mezza, poi si arrotonda al minuto superiore. Una chiamata di 2 minuti esatti consuma 3 minuti; un tentativo a cui nessuno risponde non ne consuma. Vedi Come si contano i consumi.
Prova. Per la prova porta il secondo Attendi a 2 minuti, salva e pubblica. Prendi un contatto di prova già in rubrica, con il tuo numero, e aggiungilo alla lista: ricevi il WhatsApp, poi la chiamata. Rimetti 2 giorni e pubblica di nuovo. Nel dettaglio dell'esecuzione, la scheda della chiamata dice se è riuscita.
#C. Lead da un modulo esterno, nel CRM
Un modulo del tuo sito, o uno scenario di Zapier o Make, manda i dati di un nuovo lead. L'automazione salva il contatto nella rubrica, lo mette in una lista, lo passa al CRM e risponde al modulo.
Cosa serve
- La funzione «API e webhook» del piano.
- La lista «Lead web».
- Indirizzo e chiave dell'API del tuo CRM.
Qui compaiono alcune parole tecniche. JSON è il formato di testo con cui i software si scambiano i dati: coppie di nome e valore fra parentesi graffe, come nel riquadro qui sotto. Le altre sono spiegate nei passi.
Trigger. Webhook (API). Premi Genera indirizzo e fai la prova come spiegato in Avviare un'automazione via webhook, con un dato di prova del modulo:
JSON · i dati di prova del modulo
{
"nome": "Mario",
"email": "mario.rossi@esempio.it",
"telefono": "+39 02 1234 5678",
"messaggio": "Vorrei un preventivo per il tagliando"
}- Gestione Contatto «Salva lead»
Aggiorna contatto: email
{{webhook.email}}, telefono{{webhook.telefono}}, nome{{webhook.nome}}. Se il contatto non esiste viene creato, e da qui le variabili{{user.*}}sono piene. - Gestione Contatto «In lista»
Aggiungi contatto alla lista, lista «Lead web». Il contatto è quello del nodo precedente.
- API «CRM»
Metodo POST, quello che si usa per mandare dati a un altro software, verso l'indirizzo del tuo CRM. Metti la chiave del CRM negli Headers, le intestazioni della richiesta. Nel Body, cioè il contenuto della richiesta, passa
{{user.email}},{{user.firstName}}e{{webhook.messaggio}}nei campi che il CRM si aspetta. Per configurarlo senza creare un lead vero usa la Risposta di Esempio. I dettagli sono in Chiamare un'API esterna. - Risposta Webhook «Conferma»
Stato della risposta «201 Created», il codice con cui si risponde «creato» al software che ha mandato i dati; corpo
{"ok": true, "lead": "{{CRM.id}}"}, se il CRM risponde con un campoid.
Da sapere. Il modulo riceve il 201 solo se l'automazione arriva in tempo alla Risposta Webhook: vedi La risposta.
Prova. Dopo la pubblicazione manda la stessa richiesta all'indirizzo vero. Devi ricevere 201 con l'identificativo del CRM; nella rubrica compare il contatto di Mario, nella lista «Lead web».
#D. Chat classificate con l'AI
Dopo le risposte dell'agente chat, l'AI legge la conversazione e ne valuta l'interesse. Le chat calde ricevono l'etichetta «Caldo» e il commerciale un'email; le altre finiscono nella cartella giusta.
Cosa serve
- Un agente chat, qui «Assistente sito», con l'etichetta «Caldo» e le cartelle «Preventivi», «Assistenza» e «Altro», create in Agente chatProfilo AgenteConversazioni.
Trigger. Evento Interno › Conversazioni › Ad ogni messaggio, agente «Assistente sito». Quando parte è spiegato in Eventi di partenza.
- Prompt «Analisi»
Modello e Numero di messaggi predefiniti. Istruzioni: «Leggi la conversazione. Interesse alto se il cliente chiede prezzi, tempi o disponibilità; basso se cerca solo informazioni generali; medio negli altri casi. Riassumi la richiesta in due righe.». Risposta Tool con due parametri: «interesse», tipo Enum, valori
alto,medio,basso, descrizione «Quanto il cliente è interessato a comprare»; «riassunto», tipo Stringa, descrizione «La richiesta del cliente in due righe». - Condizione «Interesse»
Ramo 1 «Caldo»:
{{Analisi.interesse}}«Uguale a»alto. - Nel ramo «Caldo»: Gestione Conversazione «Etichetta caldo»
Aggiungi etichetta, Manuale, etichetta «Caldo».
- Nel ramo «Caldo»: Invia Email «Avviso commerciale»
A:
commerciale@esempio.it; oggetto «Cliente interessato: {{user.fullName}}»; nel corpo{{Analisi.riassunto}}. - In «Altrimenti»: Gestione Conversazione «Cartella»
Sposta in cartella, Automatico. Prompt di Cartella: «Preventivi per le richieste di prezzo, Assistenza per problemi e guasti, Altro per tutto il resto.».
Da sapere. Il Prompt riceve da solo gli ultimi messaggi della conversazione: non serve incollarli nelle istruzioni.
La stessa chat può far partire l'automazione più volte. Se il cliente riprende a scrivere dopo che l'esecuzione si è chiusa, alla risposta successiva dell'agente ne nasce una nuova: l'AI rifà l'analisi, si consuma un'altra esecuzione e, se la chat è ancora calda, il commerciale riceve un'altra email. Vedi Ad ogni messaggio parte dalle risposte dell'agente.
Per un solo avviso per cliente non puoi controllare se l'etichetta «Caldo» c'è già: le etichette della conversazione non sono fra le variabili. Usa un campo del contatto. Crea una variabile del contatto di tipo Testo, per esempio «avvisato». Nel Ramo 1 aggiungi in AND la condizione {{user.avvisato}} «Non esiste». Nel ramo «Caldo», dopo l'email, aggiungi un Gestione Contatto con Aggiorna contatto che scrive sì nel campo avvisato.
Il trucco vale per le chat che hanno già un contatto. Senza contatto, il nodo non ha chi aggiornare: l'email parte, ma l'esecuzione si chiude con un errore.
Prova. Scrivi all'agente dal widget chiedendo un prezzo. Dopo almeno 10 minuti la conversazione ha l'etichetta «Caldo». Nel dettaglio dell'esecuzione, la scheda del Prompt mostra i Valori estratti.
#E. Promemoria il giorno prima dell'appuntamento
Quando l'agente vocale fissa un appuntamento al telefono, il giorno prima il cliente riceve un promemoria su WhatsApp.
Cosa serve
- Un agente vocale che prende appuntamenti, qui «Prenotazioni».
- Un template approvato «promemoria» con una variabile per la data.
Trigger. Evento Interno › Telefonia › Chiamata terminata, agente «Prenotazioni».
- Condizione «Appuntamento preso»
La stessa dell'esempio A, con le due condizioni spiegate in Perché due condizioni; chiama il ramo 1 «Sì».
- Nel ramo «Sì»: Attendi «Il giorno prima»
Data da variabile; Variabile
{{call.appointment.startsAtIso}}; Offset Giorni, Quantità-1; non spuntare Solo in orario di apertura. - Nel ramo «Sì»: WhatsApp Template «Promemoria»
Destinatario
{{call.customerNumber}}; template «promemoria»; Variabile 1{{call.appointment.startsAt}}.
Da sapere. Se l'appuntamento è fra meno di 24 ore, il giorno prima è già passato e il promemoria parte subito. La casella Solo in orario di apertura resta vuota apposta. Con la spunta, se il giorno prima il workspace è chiuso, per esempio di domenica, il promemoria aspetterebbe la riapertura: potrebbe arrivare dopo l'appuntamento. Per cambiare il testo modifica e pubblica senza mettere in pausa, così i promemoria in attesa restano validi: vedi Mettere in pausa.
Se il cliente richiama prima del promemoria. Ogni chiamata fa partire la sua esecuzione. Se il cliente richiama, l'esecuzione della prima chiamata resta in attesa e il suo promemoria parte comunque, anche se la seconda chiamata non ha un appuntamento. Se nella seconda chiamata il cliente prende un nuovo appuntamento, nasce un secondo promemoria con la nuova data.
L'automazione non sa se il primo appuntamento è stato spostato o disdetto: il cliente può ricevere un promemoria per un appuntamento che non vale più. Per questo scrivi un template che riporti la data dell'appuntamento e dica come fare se è cambiato, per esempio «Se l'appuntamento è cambiato, ignori questo messaggio».
Prova. Chiama l'agente e prendi un appuntamento per dopodomani. Nella Dashboard l'esecuzione è Programmata, con «In pausa fino a» e il giorno prima. Il promemoria arriva a quell'ora.
#F. Avviso al team quando il cliente chiede un operatore
Quando un cliente chiede di parlare con una persona nella live chat (scheda Chat Operatore), il team riceve subito un'email con i suoi dati e la conversazione. Intanto la chat riceve un'etichetta.
Cosa serve
- Un agente chat, qui «Assistente sito», con l'etichetta «Operatore richiesto».
Trigger. Evento Interno › Conversazioni › Richiesta di Live Chat, agente «Assistente sito».
- Invia Email «Avviso operatori»
A:
supporto@esempio.it; oggetto «Richiesta operatore da {{user.fullName}}»; nel corpo{{user.email}},{{user.phone}}e la conversazione in{{history}}. - Gestione Conversazione «Etichetta operatore»
Aggiungi etichetta, Manuale, etichetta «Operatore richiesto».
Da sapere. Se la conversazione non ha ancora un contatto, le variabili {{user.*}} arrivano vuote: l'email parte comunque, con la conversazione.
Prova. Dal widget chiedi all'agente di parlare con un operatore. L'email arriva a supporto@esempio.it e nella casella delle conversazioni la chat ha l'etichetta.